Funciones del consejo de administración

según la Ley 675 de Propiedad Horizontal de 2001, en los tres meses siguientes al vencimiento de la ejecución presupuestal, se deben hacer efectivas las asambleas generales de copropietarios en el país.

Entre las acciones que se ejecutan durante esta actividad anual, está la designación del Consejo de Administración, cuyo papel es de vocería entre los copropietarios y el administrador, con funciones del consejo de administrador que son establecidas por la Asamblea de Copropietarios en el Reglamento de Propiedad Horizontal, distintas a las que corresponden a ella misma o al administrador.

Es de precisarse que, de acuerdo con la mencionada ley, solo están obligados a conformar Consejo de Administración los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de 30 bienes privados sin tener en cuenta parqueaderos y depósitos. Para las copropiedades que no cumplan estas características será potestativo conformar el consejo. Sin embargo, es una buena práctica que toda copropiedad, sin importar su tamaño o uso, cuente con un consejo de administración, ya que éste es clave en la gestión y manejo de la persona jurídica.

Su elección está a cargo de la Asamblea de copropietarios, sin tener en cuenta más requisitos legales que ostentar la calidad de propietario o ser delegado expresamente por un propietario, esto viene a indicar que los arrendatarios u otros residentes de la copropiedad solo podrán pertenecer al Consejo en calidad de delegados de un propietario de unidad privada.

Teniendo en cuenta la responsabilidad que conlleva el ejercicio de este cargo, será importante determinar dentro de los elementos a observar para pertenecer al Concejo que los postulados sean personas que cumplan a cabalidad con los estatutos de la Propiedad Horizontal, por lo tanto, se podría exigir no estar en mora con la copropiedad o no haber cometido faltas contra el Manual de convivencia o Reglamento, entre otros.

Aspectos a tener en cuenta respecto a las funciones del Consejo de Administración de una propiedad horizontal:

• Los consejeros cumplen una función social, ejercen su cargo ad honorem por lo cual deberán actuar siempre en pro del bien común.
• Deben caracterizarse por el cumplimiento implacable del Reglamento de Propiedad Horizontal.
• No debe haber conflicto de intereses entre éstos y la administración ni el revisor fiscal, con el fin de garantizar independencia y autonomía de cada uno de los órganos de dirección y control.
• Los consejeros no deben obtener privilegios ni recibir beneficios de la copropiedad.

Estas son algunas de las funciones del consejo de administracion que usualmente se establecen en los diferentes reglamentos de propiedad horizontal:

• Llevar propuestas a la Asamblea acerca de reglamentos de usos de bienes comunes y de las modificaciones en la forma y goce de los mismos.
• Proponer la realización de programas de mejoras de obras y reparaciones o la reconstrucción parcial o total del inmueble y la forma de distribución del costo entre propietarios.
• Vigilar la administración del inmueble y dictar los reglamentos internos tendientes a que se mantenga el orden y el aseo en la copropiedad.
• Nombrar y remover libremente al administrador cuando así lo establezca el Reglamento de Propiedad Horizontal, fijarle su remuneración y supervisar sus funciones.
• Autorizar al administrador para todos los actos de carácter extraordinario que se presenten.
• Asesorar al administrador en todas las cuestiones relativas al mejor funcionamiento de la persona jurídica, ejercitar ampliamente el control de su gestión y cuando juzgue conveniente dar cuenta de ello a la asamblea general de propietarios.
• Velar por la correcta inversión de los fondos de imprevistos conforme a la destinación dada por la asamblea general.
• Convocar a la asamblea a reunión ordinaria cuando el administrador no lo hubiere hecho oportunamente o cuando lo estime conveniente para las asambleas extraordinarias.
• Presentar a la asamblea de propietarios informe de su gestión anual y el concepto acerca del proyecto de presupuesto anual de gastos que debe presentar el administrador a consideración de la asamblea.
• Imponer a los propietarios y demás ocupantes de la copropiedad, las sanciones por el incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, en los casos en que la Asamblea le hubiere delegado tal responsabilidad y de conformidad con lo establecido en la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

Resulta de gran ayuda estructurar un documento de bienvenida para los consejeros donde se consignen las obligaciones, responsabilidades, prohibiciones frente a actuaciones indebidas en su calidad de Consejeros y las condiciones en cuanto a términos e instancia para presentar la renuncia al cargo.

A esto puede sumarse la Póliza de Responsabilidad Civil para Directores y Administradores de copropiedades; pues al tratarse de un órgano de administración, la Ley 675 indica que los administradores responderán por todos aquellos perjuicios que, por fraude, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. así pues, debe tenerse en cuenta que las decisiones tomadas consulten siempre el interés general.